SMTP instellen voor cold email: mailbox koppelen via app-wachtwoord, eigen domein of OAuth

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is het protocol waarmee e-mail wordt verstuurd. Om koude e-mail vanuit je eigen adres te versturen, koppel je je verzendmailbox aan je outreach-tool. Dat kan op twee manieren: via OAuth (één klik inloggen bij de provider) of handmatig via SMTP met host, poort, gebruikersnaam en wachtwoord.

Handmatige SMTP-instellingen heb je nodig als je een eigen domein op een reguliere hostingpartij gebruikt, of als je Gmail wilt koppelen met een app-wachtwoord in plaats van OAuth. Voor Gmail en Microsoft is OAuth de aanbevolen route, omdat die veiliger is en niet leunt op basic auth, die door beide providers steeds vaker wordt uitgeschakeld.

Ongeacht de methode geldt: je verstuurt vanuit je eigen mailbox en domein, zodat jij zelf de regie houdt over je domeinreputatie. In ReachIQ koppel je mailboxen via de pagina Mailboxes, met de knoppen Gmail, Microsoft of SMTP koppelen.

Wil je Gmail via SMTP koppelen in plaats van OAuth, dan heb je een app-wachtwoord nodig. Je gewone wachtwoord werkt niet: Google vereist voor externe mailclients een apart, per-app gegenereerd wachtwoord. Daarvoor moet tweestapsverificatie op je Google-account aanstaan.

De stappen zijn kort en eenmalig. Daarna vul je het 16-tekens-wachtwoord in bij het koppelformulier, zonder spaties.

Gebruik je een eigen domein bij een hostingpartij, dan vind je de SMTP-gegevens in je hostingpaneel onder 'uitgaande server', 'SMTP' of 'mailclient instellen'. De host is meestal iets als smtp.jouwdomein.nl of de mailserver van je provider.

De keuze tussen de poorten bepaalt de beveiligingsmethode. Kies STARTTLS op poort 587, of directe SSL/TLS op poort 465. Beide zijn versleuteld; in het koppelformulier kies je alleen tussen deze twee versleutelde opties. Als gebruikersnaam gebruik je vrijwel altijd je volledige e-mailadres.

Let op Microsoft 365 en Outlook: Microsoft schakelt SMTP-basic-auth steeds vaker uit. Voor die accounts kun je beter de Microsoft-knop (OAuth) gebruiken in plaats van handmatige SMTP.

De veiligste en eenvoudigste manier is OAuth: je klikt op de knop Gmail of Microsoft, logt in bij de provider en autoriseert de koppeling. Er komt geen wachtwoord aan te pas dat jij ergens invult; de provider geeft ReachIQ een beperkt, intrekbaar toegangstoken.

Dat token wordt versleuteld opgeslagen (envelope-encryptie met AES-256-GCM) en per organisatie afgeschermd met row-level security, zodat je inloggegevens nooit leesbaar rondslingeren. Bij Gmail en Microsoft heeft OAuth de voorkeur boven SMTP, omdat basic auth door beide providers wordt afgebouwd.

Werkt een OAuth-knop nog niet, dan is de OAuth-app voor die provider nog niet geconfigureerd door de beheerder; gebruik dan tijdelijk de SMTP-route. Na een geslaagde koppeling zie je een bevestiging terug op de Mailboxes-pagina en staat de mailbox op 'connected'.

SMTP verstuurt alleen. Wil je dat ReachIQ ook automatisch antwoorden en bounces op je mailbox detecteert, dan vul je daarnaast de IMAP-gegevens in. Dat is optioneel: laat je de IMAP-velden leeg, dan verstuur je gewoon zonder automatische inbound-verwerking.

IMAP gebruikt standaard poort 993 met SSL/TLS. De inloggegevens zijn meestal dezelfde als bij SMTP, met je volledige e-mailadres als gebruikersnaam. Voor Gmail is de IMAP-host imap.gmail.com. ReachIQ leest je inbox alleen-lezen uit, zodat berichten niet als gelezen worden gemarkeerd.

Antwoorddetectie is waardevol omdat een reply de opvolging pauzeert, en bounce-detectie voedt de suppressielijst en de health-signalen van de mailbox. Zo blijf je binnen gezonde grenzen zonder handmatig je inbox te hoeven controleren.

Zodra je een mailbox koppelt, valideert ReachIQ de gegevens meteen door echt in te loggen en (bij opgegeven IMAP) ook de inbox-toegang te controleren. Lukt dat niet, dan krijg je de melding om host, poort, beveiliging en inloggegevens te controleren. Vaak is de oorzaak een verkeerd wachtwoord (bij Gmail: het app-wachtwoord vergeten) of een verkeerde poort.

Stuur daarna een testbericht via de knop Test-send om te bevestigen dat verzenden werkt; bij succes krijg je een Message-ID terug. Doe dit bij voorkeur naar zowel een Gmail- als een Outlook/Hotmail-adres, en controleer ook de spamfolder.

Vergeet ten slotte de basis van bezorgbaarheid niet: zet SPF, DKIM en DMARC correct op je verzenddomein (via de Domeinen-pagina) en houd het dagvolume laag (ongeveer 20-50 mails per mailbox per dag). Laat je de daglimiet leeg, dan bouwt de warmup-opbouw het volume rustig voor je op. Wil je meer volume, voeg dan mailboxen toe in plaats van één mailbox harder te belasten.