Je eerste cold-email-campagne opzetten: van CSV-import tot starten

Een cold-email-campagne is een geplande reeks e-mails naar een lijst contacten, verstuurd vanuit je eigen gekoppelde mailbox. Voordat je 'm start heb je vier bouwstenen nodig: een lijst ingeschreven contacten (leads), een mailing (de e-mailreeks), correcte instellingen (tijdzone) en minstens één gekoppelde, gezonde mailbox. Ontbreekt er een, dan blijft de campagne in concept (draft) staan.

Die vier eisen zijn geen bureaucratie maar een verzendveiligheids-check. Zonder verzendklare mailbox met correcte SPF, DKIM en DMARC belandt koude e-mail in spam of bounct hard. In ReachIQ zie je precies wat er nog ontbreekt via de startchecklist bovenaan een concept-campagne, die pas de startknop vrijgeeft als alle vier de items groen zijn.

De volgorde die het prettigst werkt: eerst je mailbox koppelen en je domein verzendklaar maken, dan contacten importeren, dan de mailing schrijven en tot slot de leads inschrijven en starten.

Elke campagne begint met een lijst. De snelste route is een CSV-import: je uploadt een bestand waarvan de eerste regel de koprij (kolomnamen) is. De import detecteert automatisch het scheidingsteken (komma of puntkomma) en de tekstcodering, en geeft na afloop een importrapport terug met hoeveel rijen zijn toegevoegd, bijgewerkt, als dubbel overgeslagen of met fouten gemarkeerd.

Per kolom kies je waar hij op wordt gemapt. Naast het verplichte e-mailadres herkent ReachIQ standaard first_name, last_name, company, industry en job_title. Herkende kolomnamen worden automatisch voorgeselecteerd; de rest zet je zelf goed of laat je op '(negeren)' staan.

Heb je een kolom die niet in de standaardlijst past, kies dan 'Eigen veld…' en typ een naam. Die wordt genormaliseerd naar een geldige variabelenaam (begint met een letter, kleine letters, spaties worden underscores, alleen letters/cijfers/underscore, max 63 tekens) zodat je 'm in je mailing kunt gebruiken als bijvoorbeeld {{aanhef}}. Optioneel leg je per import ook het doelland (bijv. NL), een LIA-referentie en de herkomst (provenance) vast — nuttig voor je AVG-onderbouwing.

Een mailing is de e-mailreeks die de campagne verstuurt: één openingsmail plus eventuele opvolgmails (follow-ups). Je maakt de mailing aan in de campagne (tab Mailing) en voegt daar e-mails aan toe. Per e-mail stel je een onderwerp en tekst in, plus hoeveel dagen en uren erna die verstuurd wordt ten opzichte van de vorige stap. De eerste stap zonder wachttijd gaat direct bij inschrijving uit.

Personaliseren doe je met variabele-chips die je op de cursorpositie invoegt: {{first_name}}, {{last_name}}, {{company}}, {{job_title}} en {{handtekening}} — die laatste pakt automatisch de handtekening van de mailbox waaruit verstuurd wordt. Je kiest per stap platte tekst (koud-veilig) of HTML rich-text; een live voorbeeld toont het resultaat met voorbeelddata (Jan · Acme BV).

Voor wie wil testen: onder 'Geavanceerd' voeg je A/B-varianten toe (tot twee extra versies per stap) en fallbacks per variabele, zodat een lead zonder ingevulde {{company}} toch een nette zin krijgt. Sla een stap op en stuur 'm als testmail naar jezelf — die komt binnen met een [TEST]-onderwerp en voorbeelddata.

Met een mailing op zijn plek schrijf je in de tab Leads je importlijsten (of een segment) in. Bij het inschrijven gelden per contact automatische poortwachters: suppressie (eerder afgemeld of gebounced), bezwaar (recht van bezwaar, AVG art. 21) en e-mailverificatie (definitief ongeldige of wegwerpadressen). Contacten die daar niet doorheen komen worden overgeslagen, niet verstuurd.

Na inschrijving zie je per lead een variabele-check. Staat die op 'ok', dan zijn alle variabelen uit je mailing ingevuld. Anders toont een badge welke variabelen ontbreken — vul die aan in de contactgegevens of geef er een fallback voor op in de betreffende e-mailstap.

De startchecklist bewaakt de vier voorwaarden. Elk item linkt naar de plek waar je het regelt; pas als alle vier groen zijn, wordt de startknop actief.

Zijn alle vier de checklist-items afgevinkt, dan klik je op 'Campagne starten'. De campagne gaat van concept (draft) naar actief en de verzendmotor plant de e-mails in binnen je verzendvenster en tijdzone, met per-mailbox limieten en jitter zodat het op natuurlijk menselijk gedrag lijkt. Zolang er nog iets ontbreekt blijft de startknop uitgeschakeld; probeer je toch te starten, dan blokkeert de start en zie je precies welk onderdeel mist.

Een gestarte campagne kun je op elk moment pauzeren en later hervatten. Antwoordt iemand, dan stopt de reeks voor die persoon automatisch (reply = stop), zodat je nooit doormailt naar iemand die al reageerde.

Wil je meer volume, verhoog dan niet het aantal mails per mailbox maar koppel meer mailboxen; ReachIQ verdeelt het werk via rotatie en haalt ongezonde mailboxen automatisch uit de rotatie. Zo blijft elke mailbox binnen een veilig dagvolume van ongeveer 20-50 mails.